miércoles, 5 de octubre de 2011


Instituto Luis Carlos galán sarmiento
Del sur



Proyecto de
Aula


Contabilidad sistematizada



Elaborado por:
Henry Tenorio Fernández

Docente

Contabilidad

Piedecuesta, 31 de agosto del 2011


Instituto Luis Carlos galán sarmiento
Del sur


Proyecto de
Aula


Contabilidad sistematizada


Elaborado por:
Henry Tenorio Fernández

Docente:
Contabilidad

Presentado a:
Alumnos de los grados 10 y 11

Piedecuesta, 31 de agosto del 2011




Introducción



ü  la contabilidad sistematizada es un medio por el cual se puede diseñar, desarrollar y distribuir de  forma ordenada la programación y creación de actividades contables, llegando a un mayor alcance en el  manejo de la computación.











Justificación



ü  la contabilidad sistematizada además de llegar a un gran manejo de la computación, también tiene como función dar a conocer algunas pautas que ayudara al mejor funcionamiento de las operaciones en una empresa u oficina tanto contable como comercial.








Objetivos


ü  objetivo general:


§  reconocerlas características de u programa de contabilidad.

ü  Objetivos específicos:


§  Identificar las pautas para seleccionar un programa de contabilidad sistematizada.


§  Valorar la importancia de un software contable en la empresa moderna.





Tabla de contenido


ü  Introducción                                                           
ü  Justificación
ü  Objetivos
§  Objetivo general
§  Objetivos específicos
ü  Contabilidad sistematizada                                        
§  Descripción e importancia                 
ü  Contabilidad sistematizada a través de un
Software
ü  Características de un buen programa
Contable
ü  Pasos preliminares para sistematizar la
Contabilidad a través de un software
ü  Ejecución del programa
ü  Ventajas de la sistematización
ü  Síntesis de la unidad
ü  Autoevaluación
ü  Evaluación
ü  Conclusión
ü  Glosario
ü  Bibliografía

Descripción e importancia

A medida que crece un negocio, requiere manejar mayor información contable; el éxito de la administración radica en un adecuado manejo de la contabilidad, que proporcione una información exacta y oportuna. Actualmente existen recursos tecnológicos que permite registrar y suministrar la información de manera muy rápida; estos recursos son el computador y los programas de contabilidad sistematizada. Estos recursos no cambian los principios de contabilidad generalmente aceptados; únicamente agilizan el proceso y la información contable.
Contabilidad sistematizada a través de un software
En la actualidad diversas empresas especializadas en el diseño, desarrollo y distribución de programas, producen excelentes paquetes contables, que permiten registrar con agilidad y seguridad los movimientos contables en multitud de actividades, utilizando metodología que requieren un mínimo de esfuerzo para que el usuario las maneje.
La empresa que desea sistematizar el departamento de contabilidad puede adquirir en el mercado un programa contable, que satisfaga las propias  necesidades de procedimiento de la información contable o contratar los servicios de un  experto que elabore  un programa diseñado exclusivamente para atender las necesidades de la empresa. En ambos casos, los programas se encuentran grabados en disquetes protegidos; la empresa productora del programa proporciona al comprador un manual de instrucciones, edemas del entrenamiento y asesoría para su manejo.
Por tanto, no sería funcional describir aquí los programas existentes en el mercado. El objetivo principal de esta unidad, es dar las pautas para que el contador pueda seleccionar un programa de contabilidad sistematizada acorde con las necesidades de la empresa.
Características de un buen programa contable

Cuando una empresa decide sistematizar su contabilidad a través del computador, debe seleccionar un  programa que posea en el más alto grado las siguientes características:
·         Flexibilidad:
ü  Adaptación de esquemas del programa a los requerimientos de la empresa.
ü  Definición de documentos típicos que son los de mayor utilización en la empresa.
ü  Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas  y necesidades de la empresa.
ü  Posibilidad de cambio de formatos y fuentes parea la presentación de informes.
·         Compatibilidad:
ü  Con otros programas de oficina más utilizados como el office.
ü  Con otros programas contables y financieros.
ü  Permita importar y exportar información con otros programas.
ü  Manejo de centros de costo.
ü  Opción de manejo de diferentes monedas.
ü  Capacidad de intercambio de información local y externa.
·         Fácil manejo:
ü  No requiere personal especializado en computación para el manejo del programa.
ü  Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.
ü  Indica la mayor información relativa en una sola vista.
ü  Desglose de la información por periodos contables.
ü  Actualización automática de saldos.
ü  Información por niveles.
ü  Manipulación de documentos en forma de objetos.
ü  Definición de consultas especiales.
ü  Interfaz grafica.
ü  Capacidad de búsqueda por cualquier campo: fecha, NIT, código de cuenta, concepto.
·         Seguridad:
ü  Claves de acceso.
ü  Definición de usuario con diferentes atributos de acceso así: de solo consulta, de grabación, de modificación, de eliminar, de transmitir.
ü  Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de ultimo nivel.
ü  Informe de cualquier inconformidad con el balanceo de documentos.
·         Uniformidad:
ü  Plan único de cuentas básico incluido.
ü  Presentación permanente del plan de cuentas en pantalla.
ü  Estandarización de los formatos y procesos para el manejo del a información: de consultas y reportes.
ü  Graficas estadísticas.
·         Reporte básico requerido:
ü  Plan único de cuentas.
ü  Comprobante diario de contabilidad.
ü  Lista de documentos por periodos.

·         Reportes basicos requeridos:
                       -       Plan único de cuentas
                       -       Comprobante diario de contabilidad
                       -       Lista de documentos por periodo
                       -       Lista de movimiento por cuenta
                       -       Libros mayores y auxiliares
                       -       Estados financieros comparativos
                       -       Análisis estadístico
                       -       Reportes legales: IVA y retención en la fuente, lista consolidada de terceros, ajustes por inflación , comprobante de cierre de periodo
·         Opciones avanzadas:
                       -       Que tenga un generador de informes personalizados
                       -       Facilidad de actualización del programa. Soporte contable en línea
4. PASOS PRELIMINARES PARA SISTEMATIZAR LA CONTABILIDAD A TRAVÉS DE UN SOFTWARE
Para iniciar la sistematización de la contabilidad, es necesario:
·         Identificar y definir la empresa(nombre, actividad, NIT, régimen)
·         Ajustar el catalogo de cuentas
·         Definir documentos a utilizar
·         Definir el flujo de documentos
·         Introducir la información requerida

A. AJUSTAR EL CATALOGO DE CUENTAS
Conviene recordar que la base mas importante para el manejo dela contabilidad procesada por computador es el plan de cuentas; el cual debe adecuarse a las nuevas necesidades.

B.SELECCIONAR EL CATALOGO DE CUENTAS
Cada empresa de acuerdo con sus necesidades selecciona las cuentas del plan único de cuentas e incorpora las cuentas auxiliares que requiere para contabilizar sus transacciones diarias. La información se introduce digitando el código correspondiente al último.
Un codigo se puede componer de cinco, seis o mas digitos, donde cada digitos de un mismo codigo indica la dependecia en orden de jerarquia con otros; por ello, el primer digito corresponde al grupo mayor de cuentas. Ejemplo:
Clase: nivel 1 ;  1 activo
Grupo: nivel 2 ; 11 activo disponible
Cuenta mayor: nivel 3 ; 1105 caja
Subcuenta: nivel 4 ; 110505 caja general
Auxiliar: nivel 5
C.INTRODUCIR LA INFORMACION INICIAL REQUERIDA
Con base en los saldos del ultimo balance, debe prepararse un comprobante e identificarlo de tal manera, que en el proceso de sistematizacion pueda relacionarse el comprobante con los saldos iniciales de las cuentas y continuar con el proceso de sistematización.
D.PREPARACION DE SOPORTES
debe realizarse el ordenamiento , clasificación y codificación de los soportes contables, de cuyo contenido se va a trasladar la información al computador, haciendo un resumen de operaciones similares. Los soportes contables deben identificarse con un código, que puede ser alfanumérico (letra y números) o numérico (números).
5. EJECUCION DEL PROGRAMA
A.CLAVE DE SEGURIDAD
Los programas generales tienen unos niveles de seguridad que define o limitan el acceso a los usuarios. Ejemplo:
Juan Pérez                          clave: *****              nivel 1 (crear, borrar, auditoria, consultas)
Inés Cardona                      clave: *****              nivel 2 (crear, consultar)
María Fernández                clave: *****              nivel 3 ( solo consulta)
B.DEFINICION DE LA EMPRESA
En primera instancia pide los datos para la definición de la empresa. Ejemplo:
Definición de empresa                                             enero/14/1998
Enero 14 / 1998
Fecha
Comercial los andes Ltda.
empresa
19474775-2
NIT
Cr. 18 78 74
Dirección
123457890
Reg. Cámara de cio
CIALANDESinter.net.co
email
Común de impuestos
regimen
6364267
Teléfono
6364256
Fax
www.cialandes.com
Web

 Centro    descripción          fecha               dirección                  email
1
Principal
Ene/1/1998
Cr 18 78 74
2
Chapinero
Ene/1/1998
Cr 11 68 45
3
Unilago
Feb/1/1998
Cr 15 77 42

4
Unicentro
Feb/1/1998
Cr 15 122 35

C.PROCESO DE GRABACIÓN DE DOCUMENTOS
El proceso de grabación de documentos consiste en transcribir los datos del encabezado del documento, como fecha, tercero, concepto, vencimiento etc., y luego indicar las cuentas que se afectan son sus respectivos valores.
CI   0001 APORTES DE SOCIOS                         DIC- 12-1997
·         1105 CAJA GENERAL                               4’000.000
·         31150501GAVIRIA CARLOS                                          2’000.000  
·         31150502 TRUJILLO MARGARITA                               2’000.000                       
De tal forma que cuando consultemos cualquier cuenta obtenemos inmediatamente sus movimientos relativos:
IMAGEN
D.REPORTES
asi como las cuentas y los documentos son objetos que podemos manipular o abrir para su consulta, también existen otros objetos llamados reportes, que se producen al seleccionarlos.
E.CONSOLIDACION DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
diaria o periódicamente debe darse entrada a los datos contables para que el programa los incorpore a los archivos y  los mantenga actualizados; además, debe verificarse el movimiento registrado, mediante la solicitud de información por pantalla o por impresora.
Después de efectuar los asientos contables con la información adicional requerida, el usuario debe seleccionar la opicion, que le permite consolidar, esto es, procesar y mostrar toda la información para lo cual ha sido diseñado el programa, registrándola en libros mayores y auxiliares.
Las opciones llevan al usuario a ejecutar un trabajo especifico, que puede obtener por pantalla o por la impresora, según el caso.
6. VENTAJAS DE LA SISTEMATIZACION
Los avances tecnológicos del momento tiene gran aplicación en todos los campos; la sistematización de la contabilidad es una exigencia para pequeños, medianos y grandes comerciantes por el sinnúmero de ventajas que ofrece. Los programas de contabilidad sistematizada permiten:
·         Agilizar el registro del proceso contable y presentar la información en forma comprensible y oportuna.
·         Reducir el costo de procesamiento
·         Garantizar exactitud en los informes contables
·         Producir gran variedades de reportes
·         Ofrecer uniformidad en la presentación de los documentos de contabilidad
·         Reproducir información detallada o resumida
·         Facilitar el acceso rápido a la información por pantalla o por impresora, en el numero de copias nitidad y claras, requeridas por la empresa
·         Utilizar eficientes mecanismos de seguridad para guardar la información contable
En consecuencia , la sistematización se ha convertido en un recurso esencial para el manejo de la información contable, que permita a la administración de la empresa contar con la información necesaria para la toma de decisiones.
SINTESIS DE LA UNIDAD
·         Mediante la sisitematizacion, las empresas pueden obtener en un tiempo minimo una información contable completa y actualizada, lo cual permite un correcta y oportuna toma de decisiones
·         Una empresa puede sistematizar su contabilidad cuando dispone de un computador o al contar el servicio en un centro de computo
·         Cuando la empresa decide sisitematizar la contabilidad debe seleccionar un programa que satisfaga en el mas alto grado sus necesidades contables
·         Para iniciar la sistematización se debe:
                       -       Identificar y definir la empresa
                       -       Ajustar el catalogo de cuentas de acuerdo con el diseño del programa
                       -       Preparar adecuadamente los soportes contables
                       -       Introducir la información adicional requerida
·         Al programa de contabilidad se llega digitando un clave propia de cada programa y según la necesidad, se escoge una alternativa de las que ofrece el menú o lista de procedimientos contables
·         Hoy son muchas las ventajas que ofrece la sistematización de la contabilidad, entre ellas:
                       -       Reducir el costo del proceso de la información
                       -       Ofrecer agilidad, variedad, uniformidad y exactitud en la producción de la información
EVALUACION
En su cuaderno desarrolle el siguiente cuestionario:
1.    ¿Que es un programa de contabilidad sistematizada?
2.    ¿Que diferencias hay entre un programa de contabilidad sistematizada y un programa de contabilidad tradicional o mecánico?
3.    Enuncie 3 requisitos que debe cumplir un programa de contabilidad sistematizada para que sea seleccionado por una empresa
4.    ¿Que información proporciona un programa de contabilidad sistematizada?
5.    ¿Como se inicia el proceso de sistematización de la contabilidad sistematizada?
6.    ¿Que característica tiene el menú principal?
7.    ¿Que relación hay entre el menú principal y el submenú?
8.    ¿Es posible introducir información en el computador sin codificar los registros contables? ¿Por qué?
9.    Enuncie 5 ventajas que ofrece a las comerciantes de hoy un programa de contabilidad sistematizada
10. Al finalizar los registros diarios de contabilidad, en una empresa comercial, ¿que información le pediría usted al programa de contabilidad sistematizada?
11.  Si usted ocupa el cargo de contador de una empresa, ¿Qué sugerencia o recomendación le haría al gerente para sistematizar la contabilidad?
12.  Consulte el significado de la siguiente terminología utilizada en sistemas:

Hardware
Software
Comando
Clave
Disquete
Cursor
Monitor
Código
Archivo
Informática
Programa
Flujograma
Menú
Impresora
Submenú